Audyty oprogramowania: jak działają i jak się chronić?

Audyt oprogramowania to dla wielu organizacji nieoczekiwana i kosztowna niespodzianka. Dostawca oprogramowania zapowiada kontrolę, prosi o wgląd w sposób użytkowania, a wynik często prowadzi do dopłat. Jak to działa i jak się chronić?

Jak działa audyt oprogramowania?

Praktycznie każdy kontrakt Enterprise Software zawiera klauzulę audytu. Daje ona Dostawcy oprogramowania prawo do sprawdzenia, czy korzystają Państwo z oprogramowania zgodnie z umową licencyjną. Audyt zwykle przebiega w trzech etapach:

1. Zapowiedź: Dostawca oprogramowania lub zewnętrzne biuro audytowe wysyła formalne zawiadomienie.

2. Inwentaryzacja: dostarczają Państwo dane o instalacjach, użytkownikach, serwerach i środowiskach.

3. Wynik: audytor porównuje rzeczywiste użytkowanie z Państwa licencjami. Różnice skutkują dopłatami.

Dlaczego audyty pojawiają się coraz częściej?

W przypadku dużych klientów audyt prawie zawsze przynosi Dostawcy oprogramowania korzyści: modele licencji są skomplikowane, zasady się zmieniają, a niewiele organizacji prowadzi aktualny przegląd licencji.

Szansa na audyt rośnie, gdy zbliża się odnowienie umowy, Państwa organizacja się rozrosła lub dokonała fuzji, Dostawca oprogramowania został przejęty (np. VMware przez Broadcom) lub zmieniły się warunki licencyjne.

Jak się chronić?

• Prowadź aktualny przegląd licencji. Wiedzieć, co zostało zakupione, co jest zainstalowane i ilu użytkowników aktywnie korzysta.

• Przeczytaj klauzulę audytu. Jaka jest wymagana zapowiedź, jak długo może trwać audyt i kto ponosi koszty?

• Nie reaguj od razu. Zawsze masz czas na odpowiedź. Skorzystaj z pomocy przed udostępnieniem danych.

• Negocjuj wynik. Nawet przy różnicach dopłaty są do omówienia; Dostawca oprogramowania chce zachować relacje.

Jak SoftVaro pomaga

SoftVaro mapuje Państwa stan licencji, abyście dobrze przygotowali się do audytu. Gdy nadejdzie zawiadomienie, natychmiast służymy wsparciem.