Czym jest zarządzanie tail spend w oprogramowaniu?

Tail spend to termin często używany w środowisku zakupów, ale rzadko skutecznie zarządzany w praktyce. Odnosi się do długiego ogona małych i średnich wydatków, które pozostają poza formalnym procesem zakupowym, a które łącznie stanowią zaskakująco dużą część całkowitego budżetu.

Co to jest tail spend?

Zasada Pareto ma zastosowanie również w zakupach: średnio 20% dostawców generuje 80% wydatków. Pozostałe 80% dostawców, czyli tail, odpowiada tylko za 20% budżetu. Jednak te 20% rozłożone jest na setki małych umów, subskrypcji i pojedynczych zakupów, które są właściwie nie monitorowane.

W przypadku oprogramowania ten efekt jest szczególnie widoczny. Przykłady to:

• Subskrypcja Zoom, która automatycznie się odnawia już od trzech lat

• Dziesięć różnych narzędzi do zarządzania projektami używanych przez różne zespoły

• Licencje Adobe przypisane do pracowników, którzy dawno odeszli z firmy

• Niszowe narzędzia zakupione kiedyś do pojedynczego projektu, ale nigdy nie zostały anulowane

Dlaczego tail spend jest trudny do opanowania?

Istnieją trzy strukturalne przyczyny, dla których tail spend wymyka się spod kontroli w większości organizacji:

1. Brak centralnego przeglądu. Oprogramowanie jest kupowane przez różne działy, często za pomocą karty kredytowej lub bezpośredniej faktury, bez wiedzy działu IT lub zakupów. Cień IT rozwija się niezauważalnie.

2. Automatyczne odnowienia. Większość subskrypcji SaaS odnawia się automatycznie. Bez aktywnej kontroli płacisz rok po roku za ten sam pakiet, nawet jeśli użytkownicy od dawna z niego nie korzystają.

3. Brak wpływu negocjacyjnego. Małe umowy nie są aktywnie negocjowane. Dostawca narzuca cenę, a klient ją akceptuje milcząco.

Jak podjąć zarządzanie tail spend?

Skuteczne zarządzanie tail spend w oprogramowaniu zaczyna się od trzech kroków:

Krok 1: Inwentaryzacja. Zmapuj całe oprogramowanie: jakie narzędzia są używane, przez kogo, ile licencji, jakie są koszty oraz kiedy wygasają umowy? To jest podstawa dla wszystkiego, co następuje dalej.

Krok 2: Analiza i konsolidacja. Zidentyfikuj nakładanie się narzędzi. Ile jest różnych narzędzi do zarządzania projektami? Ile narzędzi do wideokonferencji? Skompresuj ich liczbę do jednego lub dwóch na kategorię i zbuduj negocjacyjną siłę wobec pozostałych dostawców.

Krok 3: Aktywne negocjacje. Wykorzystaj konsolidację jako dźwignię. Podejdź do dostawców z konkretnymi danymi: to jest to, czego używamy, to jest kwota, którą jesteśmy gotowi zapłacić. Niezależny partner jak SoftVaro dysponuje przejrzystością rynku, której rzadko mają wewnętrzni kupcy.