Sezon odnowień: jak przygotować swoje umowy na oprogramowanie na 2027 rok

W czwartym kwartale ustalane są budżety na kolejny rok. Równocześnie wiele umów na oprogramowanie wygasa lub automatycznie się odnawia z dniem 1 stycznia. Kto teraz nie zwróci uwagi, często zapłaci w 2027 roku więcej niż trzeba.

Dlaczego czwarty kwartał ma znaczenie

Dostawcy oprogramowania chętnie zamykają rok lub kwartał jak największą liczbą odnowień. To daje Ci pewną swobodę, ale tylko jeśli usiądziesz przy stole na czas. Kto dopiero w grudniu odkryje, że umowa się odnawia, nie ma już alternatywy ani pozycji negocjacyjnej.

Pięć kroków do dobrego przygotowania

1. Sporządź listę wszystkich odnowień na najbliższe dwanaście miesięcy. Zanotuj każdorazowo datę zakończenia umowy, okres wypowiedzenia oraz wewnętrznego właściciela. W szczególności przy mniejszych dostawcach oprogramowania często brakuje takiego przeglądu.

2. Porównaj licencje z rzeczywistym wykorzystaniem. Licencje dla pracowników, którzy odeszli, lub narzędzia prawie nieużywane to najszybszy sposób na oszczędności.

3. Zmapuj podwyżki cen. Wiele umów zawiera coroczną indeksację. Ponadto duzi dostawcy oprogramowania podnoszą swoje cenniki; na przykład Microsoft zrobił to z dniem 1 lipca 2026 dla Microsoft 365.

4. Określ strategię dla każdej umowy. Odnowienie na lepszych warunkach, zmniejszenie zakresu, konsolidacja lub zmiana dostawcy. Zacznij od umów o największej wartości lub największym ryzyku.

5. Rozpocznij działania trzy do sześciu miesięcy przed datą zakończenia. Wtedy masz czas na wycenę alternatywy i skłonienie dostawcy oprogramowania do negocjacji.

Najczęstsze błędy

• Skupianie się wyłącznie na dużych umowach, podczas gdy niespodzianki kryją się w długim ogonie.

• Przegapienie okresu wypowiedzenia, przez co umowa automatycznie przedłuża się o rok.

• Podpisanie odnowienia bez wiedzy o cenach płaconych przez podobne organizacje.

Jak pomaga SoftVaro

SoftVaro mapuje Twoje odnowienia na nadchodzący rok i porównuje je z danymi benchmarkowymi z podobnych projektów Enterprise. Zacznij od jednej umowy: przedstaw nam najbliższe odnowienie lub ofertę, a w ciągu 24 godzin dowiesz się, czy jest margines do negocjacji cen i warunków.