Audyt oprogramowania: jak działa i jak się chronić?
Audyt oprogramowania to sprawdzony model biznesowy dla dostawców i kosztujące zaskoczenie dla klientów. Jak działa audyt, którzy dostawcy go przeprowadzają i jak się chronić?
- 1 marca 2025
- 5 min
Audyt oprogramowania jest dla wielu firm niespodziewanym i kosztownym zaskoczeniem. Dostawcy wysyłają pismo, żądają dostępu do danych o wykorzystaniu oprogramowania, a wynik często skutkuje dodatkowymi opłatami sięgającymi od kilkudziesięciu tysięcy do milionów euro. Jak to dokładnie działa i jak się chronić?
Jak działa audyt oprogramowania?
Praktycznie każda umowa na oprogramowanie korporacyjne zawiera klauzulę audytu. Daje ona dostawcy prawo do kontroli, po uprzednim powiadomieniu, czy oprogramowanie jest używane zgodnie z umową licencyjną. W praktyce audyt przebiega w trzech etapach:
Powiadomienie: Dostawca lub zewnętrzna firma audytorska (często KPMG, Deloitte lub wyspecjalizowane biuro) wysyła formalne powiadomienie o audycie
Inwentaryzacja: Prosi się o dostarczenie danych dotyczących instalacji oprogramowania, użytkowników, serwerów i środowisk wdrożeniowych
Wynik: Auditor porównuje rzeczywiste użytkowanie z zakupionymi licencjami. Rozbieżności prowadzą do dodatkowych opłat
Dlaczego audyty przeprowadzane są coraz częściej?
Audyty oprogramowania to sprawdzony model biznesowy dla dostawców. W przypadku dużych klientów audyt prawie zawsze przynosi zysk. Modele licencjonowania są skomplikowane, zasady często się zmieniają, a większość firm nie prowadzi aktualnego przeglądu licencji.
Czynniki zwiększające prawdopodobieństwo audytu to: zbliżające się przedłużenie umowy, rozwój lub fuzja organizacji, przejęcie dostawcy (np. VMware przez Broadcom) lub wprowadzenie nowych wersji produktów z zmienionymi warunkami licencji.
Jak się chronić?
Najlepszą ochroną jest przygotowanie:
Prowadź aktualny przegląd licencji. Wiedź, co kupiłeś, co jest zainstalowane i ilu aktywnych użytkowników jest zarejestrowanych
Przeczytaj klauzulę audytu. Ile czasu na powiadomienie ma dostawca? Jak długo może trwać audyt? Kto ponosi koszty?
Nie reaguj od razu. Po otrzymaniu powiadomienia o audycie zawsze masz czas na reakcję. Skorzystaj z pomocy niezależnego eksperta zanim udostępnisz dane
Negocjuj wynik. Nawet jeśli wystąpi rozbieżność, dodatkowe opłaty można negocjować. Dostawca ma interes, by zachować dobrą relację
Najczęściej zadawane pytania
Najczęściej zadawane pytania dotyczące tego tematu.
Czym jest audyt oprogramowania?
Audyt oprogramowania to formalna kontrola przeprowadzana przez dostawcę oprogramowania lub zewnętrznego audytora, mająca na celu weryfikację, czy organizacja korzysta z oprogramowania zgodnie z umową licencyjną. Prawo do audytu jest standardowo zawarte w niemal wszystkich umowach na oprogramowanie korporacyjne.
Którzy dostawcy przeprowadzają audyty?
Praktycznie wszyscy duzi dostawcy oprogramowania, tacy jak Microsoft, Oracle, SAP, IBM, Adobe, Autodesk, regularnie przeprowadzają audyty u swoich klientów. Dostawcy z segmentu Tier 2 i 3 robią to rzadziej, ale prawo do audytu jest zawsze przewidziane w umowach.
Jakie są skutki negatywnego wyniku audytu?
Dodatkowe opłaty i kary, czasem sięgające dwukrotności lub trzykrotności normalnej ceny licencji. Ponadto dostawca może wymagać natychmiastowego zakupu dodatkowych licencji na ich warunkach, bez możliwości negocjacji.
Gotowy, aby oszczędzać na oprogramowaniu?
SoftVaro negocjuje dla Ciebie najlepsze oferty u ponad 4 000 dostawców. Niezależnie, transparentnie, w ciągu 24 godzin.