Verlängerungen
Das Problem: Automatische Verlängerungen, die niemand überprüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Die Preise steigen jedes Jahr leicht, Bedingungen ändern sich, Lizenzen für ehemalige Kollegen laufen weiter. Und irgendwann wird der Vertrag um ein Jahr verlängert, ohne dass es jemand bemerkt.
Bei Unternehmensorganisationen mit dutzenden Softwareverträgen ist dies die Regel, nicht die Ausnahme. Es kostet jeden Monat Geld und birgt Compliance-Risiken, die erst bei einer Prüfung sichtbar werden.
Unser Ansatz: Eine Übersicht, proaktive Benachrichtigung
Vertragsmanagement bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist ein fester Ansprechpartner, der Ihr Vertragsportfolio überwacht, Verlängerungsdaten im Auge behält und rechtzeitig Alarm schlägt, lange vor der Frist, bei der Sie noch Verhandlungsspielraum haben.
Was ist im Vertragsmanagement enthalten?
Was das Vertragsmanagement von SoftVaro praktisch und ohne Aufwand umfasst.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht all Ihrer Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Lizenzanzahlen und kritische Daten. Immer aktuell.
Proaktive Benachrichtigung
Wir schlagen bei jeder Verlängerungsfrist Alarm. Nicht zwei Wochen vorher, sondern drei bis sechs Monate.
Tracking der Preisentwicklung
Jährliche Preiserhöhungen werden erfasst. Wir erkennen Muster, die Ihnen bei einzelnen Verträgen entgehen.
Lizenznutzung
Wir überwachen, ob die Lizenzen, die Sie bezahlen, auch tatsächlich genutzt werden. Unbenutzte Lizenzen bedeuten direkte Einsparungen.
Verlängerungsverhandlung
Jede Verlängerung ist ein Verhandlungsmoment. Wir bereiten vor und führen die Verhandlung, wenn Sie wollen.
Fester Ansprechpartner
Eine Kontaktperson für Ihre Softwareverträge. Kein Ticket, das Sie selbst verwalten müssen.
So sieht der Verlängerungsprozess aus
Frühe Überprüfung
Die Verlängerung rückt in Sicht. Wir prüfen die Lizenzvereinbarung anhand aktueller Marktdaten. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung.
Strategiewahl
Strategie festlegen: Verlängern zu besseren Konditionen, auf Alternativen umsteigen oder reduzieren? Die Entscheidung liegt bei Ihnen, wir liefern die Grundlage.
Verhandlung
Gegebenenfalls starten wir die Verhandlung mit dem Softwarehersteller. Basierend auf Marktdaten und interner Analyse erzielen wir beste Konditionen.
Abschluss
Vertrag unterschrieben, Konditionen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Sie setzen Ihre Unterschrift, wir sorgen für korrekte Abläufe.
Monitoring-Phase
Neuer Verlängerungsprozess startet. Wir überwachen weiter: Nutzung, Preisentwicklung, Vertragsdaten. Auf zur nächsten Verlängerung.
Warum das wichtig ist
der Verlängerungen laufen still in Unternehmen
durchschnittliche jährliche Preiserhöhungen von Softwareherstellern
Verhandlungsspielraum bei rechtzeitigem Start
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool anschaffen?
Nein. Wir arbeiten mit unserem eigenen System zur Verwaltung Ihres Portfolios. Sie bekommen eine klare Berichterstattung, ohne Daten übertragen oder ein Tool implementieren zu müssen.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Der Start erfordert eine Kick-off-Session von etwa 2 Stunden, in der wir gemeinsam Ihre bestehenden Verträge durchgehen. Danach beschränkt sich Ihr Zeitaufwand auf Entscheidungsphasen bei Verlängerungen, durchschnittlich 1 bis 2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwalten Sie?
Alle Softwareverträge, die Sie im Griff haben wollen. Das kann mit 5 kritischen Verträgen beginnen und bis zu Ihrem gesamten Portfolio reichen. Klein starten und später erweitern ist jederzeit möglich.
Was kostet laufendes Vertragsmanagement?
Wir bieten drei Modelle: Festes Monatsentgelt für laufende Verwaltung, Erfolgsbeteiligung an Einsparungen bei Verlängerungen oder eine Kombination. Welches Modell zu Ihnen passt, bestimmen wir gemeinsam anhand Ihres Portfolios.
Kann ich mit nur einem Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen beauftragen uns zunächst für einen bestimmten Vertrag, der viel kostet oder bald abläuft. Gefällt es, erweitern wir die Zusammenarbeit.
Verlängerung in Sicht? Oder einfach mehr Kontrolle?
Senden Sie uns eine Übersicht Ihrer wichtigsten Verträge oder des bald auslaufenden Vertrags. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 24 Stunden und zeigen Ihnen, was wir tun können.