Odnowienia
Problem: automatyczne odnowienia, które nikt nie sprawdza
Umowy na oprogramowanie same się cicho odnawiają. Cena rokrocznie rośnie nieznacznie, warunki się zmieniają, licencje dla byłych pracowników pozostają aktywne. A w końcu umowa zostaje przedłużona o kolejny rok, zanim ktokolwiek się zorientuje.
W dużych przedsiębiorstwach z dziesiątkami umów na oprogramowanie jest to reguła, nie wyjątek. To comiesięczne koszty i ryzyko niezgodności widoczne dopiero podczas audytu.
Nasze podejście: jeden przegląd, proaktywne sygnały
Zarządzanie umowami w SoftVaro to nie narzędzie ani dashboard. To stały punkt kontaktowy, który pilnuje Twojego portfela umów, śledzi terminy odnowień i alarmuje z wyprzedzeniem – na długo przed terminem, gdy masz jeszcze pole do negocjacji.
Co zawiera zarządzanie umowami?
Co obejmuje zarządzanie umowami SoftVaro – praktycznie i bez zbędnej biurokracji.
Przegląd umów
Centralny przegląd wszystkich Twoich umów na oprogramowanie: okresy obowiązywania, ceny, liczba licencji i kluczowe daty. Zawsze aktualne.
Proaktywne sygnalizowanie
Alarmujemy o każdej dacie odnowienia. Nie na 2 tygodnie przed, lecz trzy do sześciu miesięcy wcześniej.
Śledzenie rozwoju cen
Mapujemy roczne podwyżki cen. Dostrzegamy wzorce, które umykają przy pojedynczych umowach.
Wykorzystanie licencji
Monitorujemy, czy płacone licencje są faktycznie używane. Nieaktywne licencje to bezpośrednie oszczędności.
Negocjacje odnowień
Każde odnowienie to moment negocjacji. Przygotowujemy i prowadzimy je, jeśli chcesz.
Stały punkt kontaktowy
Jeden opiekun Twoich umów na oprogramowanie. Bez konieczności samodzielnego śledzenia ticketów.
Tak wygląda proces odnowienia
Wczesny przegląd
Odnowienie się zbliża. Przeglądamy umowę licencyjną w oparciu o aktualne dane rynkowe. Informujemy Cię z konkretną rekomendacją.
Wybór strategii
Określamy strategię: przedłużenie na lepszych warunkach, migracja do alternatywy lub redukcja? Decyzja należy do Ciebie, my dostarczamy argumenty.
Negocjacje
W razie potrzeby rozpoczynamy negocjacje z producentem oprogramowania. Na podstawie danych rynkowych i wewnętrznej analizy wypracowujemy najlepsze warunki.
Finalizacja
Umowa podpisana, warunki udokumentowane, portfel zaktualizowany. Ty składasz podpis, my dbamy o prawidłowość wszystkich danych.
Faza monitoringu
Rozpoczyna się nowy proces odnowienia. Kontynuujemy monitoring: użytkowanie, zmiany cen, dane umowne. Czas na kolejne odnowienie.
Dlaczego to ma znaczenie
odnowień odnowionych cicho w dużych przedsiębiorstwach
średnie roczne podwyżki cen od producentów oprogramowania
czas na negocjacje, jeśli zaczniesz na czas
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę kupić narzędzie?
Nie. Korzystamy z naszego własnego systemu do śledzenia Twojego portfela. Otrzymujesz klarowne raporty, bez konieczności przenoszenia danych czy wdrażania narzędzi.
Ile czasu to zajmuje?
Start wymaga sesji kick-off trwającej około 2 godzin, podczas której razem przeglądamy istniejące umowy. Później Twój czas przeznaczony jest na podejmowanie decyzji przy odnowieniach, średnio 1–2 godziny na umowę rocznie.
Jakie umowy obsługujecie?
Wszystkie umowy na oprogramowanie, nad którymi chcesz mieć kontrolę. Możesz zacząć od 5 kluczowych umów i rozszerzać portfolio. Zawsze można zacząć mało i potem rozbudować.
Ile kosztuje ciągłe zarządzanie umowami?
Oferujemy trzy modele: stała miesięczna opłata za ciągłe zarządzanie, opłata od wyników osiągniętych oszczędności przy odnowieniu lub ich kombinację. Wybór modelu ustalamy wspólnie w oparciu o Twój portfel umów.
Czy mogę zacząć od jednej umowy?
Oczywiście. Wiele firm zaczyna od jednej konkretnej umowy, która jest kosztowna lub niedługo wygasa. Jeśli się sprawdzimy, rozwijamy współpracę dalej.
Odnowienie się zbliża? A może chcesz mieć po prostu kontrolę?
Prześlij nam przegląd swoich najważniejszych umów lub tę, która niedługo wygasa. Odezwiemy się w ciągu 24 godzin i pokażemy, co możemy dla Ciebie zrobić.