Zarządzanie umowami & Odnowienia
Problem: automatyczne odnowienia, których nikt nie kontroluje
Umowy na oprogramowanie odnawiają się cicho same. Cena nieznacznie rośnie co rok, warunki się przesuwają, licencje dla byłych pracowników pozostają aktywne. W efekcie umowa zostaje przedłużona o kolejny rok, zanim ktoś się zorientuje.
W organizacjach Enterprise posiadających setki umów na oprogramowanie to nie wyjątek, lecz norma. Generuje to comiesięczne koszty i ryzyko niezgodności, które wychodzi na jaw dopiero podczas audytu.
Nasze podejście: jeden przegląd, aktywne alerty
Zarządzanie umowami w SoftVaro to nie narzędzie ani panel. To stały opiekun, który nadzoruje Twoje portfolio umów, pilnuje terminów odnowienia i wyprzedzająco alarmuje — na długo przed upływem terminu, który umożliwia jeszcze negocjacje.
Co obejmuje zarządzanie umowami?
Co praktycznie obejmuje zarządzanie umowami w SoftVaro, bez zbędnej biurokracji.
Przegląd umów
Centralny przegląd wszystkich Twoich umów na oprogramowanie: okresy obowiązywania, ceny, liczba licencji oraz kluczowe daty. Zawsze aktualne.
Aktywne alerty
Alarmujemy o terminach odnowienia. Nie na dwa tygodnie przed, ale od trzech do sześciu miesięcy wcześniej.
Śledzenie cen
Monitorujemy roczne podwyżki cen. Dostrzegamy wzorce, które mogą umknąć przy pojedynczych umowach.
Wykorzystanie licencji
Rozmawiamy z Tobą o faktycznym użyciu opłaconych licencji. Nieużywane licencje to bezpośrednie oszczędności.
Negocjacje odnowienia
Każde odnowienie to moment na negocjacje. Przygotowujemy i prowadzimy je, jeśli chcesz.
Stały kontakt
Jeden opiekun Twoich umów na oprogramowanie. Bez konieczności śledzenia ticketów samodzielnie.
Tak wygląda proces odnowienia
Wczesna weryfikacja
Odnowienie się zbliża. Analizujemy umowę licencyjną na podstawie danych benchmarkingowych. Otrzymujesz konkretne rekomendacje.
Wybór strategii
Określenie strategii: przedłużenie na lepszych warunkach, migracja do alternatywy czy redukcja? Wybór należy do Ciebie, my dostarczamy podbudowę.
Negocjacje
W razie potrzeby rozpoczynamy negocjacje z Dostawcą oprogramowania. Na podstawie danych benchmarkingowych i analizy wewnętrznej uzyskujemy lepsze warunki.
Zamknięcie
Umowa podpisana, warunki udokumentowane, portfolio zaktualizowane. Ty składasz podpis, my dbamy o prawidłowość całego procesu.
Dalsza opieka
Rozpoczyna się nowy cykl. Kontynuujemy rozmowy na temat wykorzystania, monitorujemy zmiany cen i daty w umowach. Przygotowujemy się do kolejnego odnowienia.
Dlaczego to ma znaczenie
idealny moment na rozpoczęcie działań przed odnowieniem
średnie roczne podwyżki cen od Dostawców oprogramowania
uzyskane oszczędności u naszych klientów
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę kupić narzędzie?
Nie. Korzystamy z naszego systemu do zarządzania Twoim portfolio. Otrzymujesz jasny raport, bez konieczności przenoszenia danych czy wdrażania narzędzi.
Ile to zajmie czasu?
Rozpoczęcie wymaga spotkania wprowadzającego trwającego około 2 godzin, podczas którego wspólnie przeglądamy istniejące umowy. Następnie Twój wkład to tylko decyzje przy odnowieniach, średnio 1–2 godziny na umowę rocznie.
Jakie umowy zarządza SoftVaro?
Wszystkie umowy na oprogramowanie, nad którymi chcesz mieć kontrolę. Możemy zacząć od 5 kluczowych umów i rozbudowywać do całego portfolio. Zawsze możesz zacząć od małej liczby i rozszerzyć zakres.
Jak zarabia SoftVaro?
Zaczynamy od małego zakresu. Przy pierwszym zapytaniu lub odnowieniu ustalamy transparentnie wcześniejsze wynagrodzenie SoftVaro. Wiesz więc od początku na czym stoisz, bez zobowiązań na przyszłość. Jeśli współpraca się sprawdzi i rozwinie, wspólnie określamy warunki dostosowane do rozmiaru portfolio, np. umowę roczną lub ramową.
Czy mogę zacząć od jednej umowy?
Oczywiście. Wiele organizacji zaczyna od jednej konkretnej umowy, która generuje spore koszty lub niedługo wygasa. Jeśli jesteś zadowolony, rozszerzamy współpracę.
Każda współpraca zaczyna się od jednego zapytania.
Oferta na odnowienie lub nowe zapotrzebowanie na oprogramowanie. Lub weryfikacja już otrzymanej oferty. Od pierwszego zapytania korzystasz z podejścia stosowanego u naszych klientów Enterprise: stały opiekun, odpowiedź w ciągu 24 godzin oraz pełne zaangażowanie naszej sieci. Poufnie i na podstawie NDA.